Bộ hồ sơ xin việc cho người mới ra trường: giấy tờ nào cần gì

Có hai bộ hồ sơ khác nhau, và nhiều người mới ra trường không phân biệt: hồ sơ ứng tuyển ở vòng đầu, và hồ sơ nhân sự khi đã trúng tuyển.

Chuẩn bị sẵn cả hai thì bạn không cuống ở vòng cuối.

Hồ sơ ứng tuyển

Thứ bạn gửi khi nộp đơn, thường qua thư điện tử hoặc cổng tuyển dụng:

• Hồ sơ cá nhân — một tới hai trang, nêu học vấn, kinh nghiệm, dự án, kỹ năng.
• Thư ứng tuyển nếu nơi tuyển yêu cầu.
• Bản mềm bảng điểm nếu được yêu cầu.
• Hồ sơ năng lực hoặc đường dẫn tới sản phẩm, với các ngành cần.

Ở vòng này thường không cần công chứng gì. Bản chụp hoặc bản scan là đủ. Nhiều người đi công chứng cả tập giấy tờ từ đầu rồi không dùng tới.

Hồ sơ nhân sự

Nộp sau khi đã trúng tuyển, để công ty làm thủ tục lao động. Thường gồm:

• Sơ yếu lý lịch theo mẫu, có xác nhận của địa phương ở nhiều nơi.
• Bản sao bằng tốt nghiệp — chứng thực hoặc bản sao từ sổ gốc.
• Bản sao bảng điểm.
• Bản sao giấy tờ tuỳ thân.
• Giấy khám sức khoẻ — thường có thời hạn, và phải khám ở cơ sở đủ điều kiện.
• Ảnh thẻ.
• Bản sao các chứng chỉ liên quan.
• Giấy tờ về bảo hiểm — mã số bảo hiểm xã hội, sổ bảo hiểm nếu đã có.
• Lý lịch tư pháp ở một số vị trí.

Hỏi rõ danh mục từ bộ phận nhân sự thay vì đoán. Mỗi nơi một khác, và chuẩn bị thừa cũng tốn tiền công chứng.

Giấy tờ có thời hạn

Ba thứ hay hết hạn mà người ta không để ý:

• Giấy khám sức khoẻ — thời hạn ngắn. Đừng khám quá sớm.
• Lý lịch tư pháp — cũng có thời hạn ở nhiều nơi tiếp nhận.
• Bản sao chứng thực — nhiều nơi chỉ nhận bản cấp trong vòng một khoảng nhất định.

Vì vậy: đừng làm hết mọi giấy tờ từ trước khi có việc. Làm khi biết mình sắp cần.

Nên chuẩn bị sẵn những gì

Nhóm không hết hạn, làm sẵn được:

• Bản sao bằng từ sổ gốc — vài bản, xin lúc còn ở trường.
• Bảng điểm — vài bản, cả tiếng Anh nếu cần.
• Ảnh thẻ — chụp một lần, in nhiều cỡ.
• Bản mềm mọi giấy tờ — quét, lưu đám mây, đặt tên rõ ràng.
• Mã số bảo hiểm xã hội — ghi lại.
• Bản tóm tắt đồ án và dự án — để viết hồ sơ nhanh và trả lời phỏng vấn.

Mục cuối là mục ít ai làm và có ích nhất khi đi phỏng vấn.

Sơ yếu lý lịch

Nhiều người mới ra trường lúng túng vì chưa từng làm:

• Mua mẫu ở hiệu sách hoặc tải mẫu, khai theo hướng dẫn.
• Khai trung thực và nhất quán với các giấy tờ khác — sai lệch giữa sơ yếu lý lịch và bằng cấp là vấn đề.
• Xác nhận ở địa phương nếu nơi tuyển yêu cầu — hỏi trước thủ tục và giấy tờ cần mang.
• Khai vài bản một lần nếu bạn nộp nhiều nơi.

Ba lưu ý về trung thực

• Không khai sai bằng cấp, xếp loại, kinh nghiệm. Bị phát hiện thì mất việc, kể cả sau khi đã vào làm — và nhiều hợp đồng lao động có điều khoản về việc này.
• Không dùng giấy tờ giả. Đây là vi phạm pháp luật, không chỉ là vi phạm nội quy.
• Nếu có khoảng trống trong quá trình — nghỉ học một kỳ, tốt nghiệp muộn — thì nói thật khi được hỏi. Giải thích ngắn gọn luôn tốt hơn bị phát hiện.

Giữ một bộ hoàn chỉnh

Sau lần xin việc đầu tiên, giữ lại một bộ đầy đủ ở dạng bản mềm và một bộ bản cứng. Lần sau bạn chỉ phải làm mới những thứ có thời hạn — tiết kiệm rất nhiều công.

Câu hỏi thường gặp