Chứng chỉ tin học chứng minh bạn biết dùng phần mềm. Công việc đòi bạn biết dùng nó để giải quyết một vấn đề. Đây là hai thứ khác nhau, và khoảng cách giữa chúng lộ ra ngay trong tháng đầu đi làm.
Bài này về phần khoảng cách đó — thứ nên học thêm sau khi đã có chứng chỉ.
1. Làm việc với dữ liệu thật
Đề thi cho bạn một bảng sạch. Dữ liệu thật thì bẩn: ô trống, định dạng lẫn lộn, ngày tháng mỗi dòng một kiểu, tên viết hoa viết thường không đều, dòng trùng, dữ liệu dán từ nơi khác về thành chữ.
Kỹ năng cần có:
- Làm sạch dữ liệu — chuẩn hoá định dạng, tách và ghép cột, xử lý ô trống.
- Kiểm dữ liệu — tìm giá trị bất thường, phát hiện dòng trùng, đối chiếu tổng.
- Nối dữ liệu từ nhiều nguồn và biết khi nào chúng không nối được vì khác định nghĩa.
Đây là kỹ năng được dùng hằng ngày ở gần như mọi vị trí văn phòng, và gần như không kỳ thi chuẩn đầu ra nào kiểm.
2. Trình bày để người khác hiểu
Bài thi yêu cầu vẽ biểu đồ. Công việc yêu cầu chọn biểu đồ nào để nói đúng điều cần nói.
- Biết khi nào dùng cột, đường, tròn, phân tán — và khi nào không dùng biểu đồ tròn.
- Biết làm một bảng dễ đọc thay vì đổ hết số vào.
- Biết viết một đoạn tóm tắt kết quả cho người không đọc số.
- Biết làm slide cho người nghe chứ không phải cho người đọc.
3. Cộng tác trực tuyến
Phần lớn công việc hiện nay làm chung trên tệp trực tuyến. Kỹ năng cần:
- Làm việc trên tài liệu nhiều người cùng sửa — dùng nhận xét, theo dõi thay đổi, xem lịch sử phiên bản.
- Chia sẻ đúng quyền — biết khác biệt giữa cho xem, cho nhận xét và cho sửa. Chia sẻ nhầm quyền là lỗi gây hậu quả thật.
- Tổ chức thư mục dùng chung và đặt tên tệp theo quy ước để người khác tìm được.
- Viết thư điện tử công việc — tiêu đề rõ, nội dung ngắn, yêu cầu cụ thể, biết khi nào dùng gửi đồng thời và gửi ẩn.
Mục cuối nghe nhỏ nhưng là thứ người mới đi làm hay bị nhắc nhất.
4. An toàn thông tin ở mức thực hành
Phần lý thuyết bài thi có hỏi, nhưng ở mức khái niệm. Ở nơi làm việc bạn cần thói quen:
- Dùng trình quản lý mật khẩu thay vì dùng một mật khẩu cho mọi nơi.
- Bật xác thực hai lớp cho tài khoản công việc.
- Nhận ra thư lừa đảo — kiểm địa chỉ người gửi, không bấm liên kết lạ, nghi ngờ mọi yêu cầu gấp về tiền hoặc mật khẩu.
- Không gửi dữ liệu nhạy cảm qua kênh không an toàn.
- Sao lưu theo thói quen chứ không theo đợt.
Ở nhiều công ty, người mới là mắt xích yếu nhất về an toàn thông tin. Có thói quen tốt từ đầu là một điểm cộng thật.
5. Tự động hoá việc lặp lại
Kỹ năng phân biệt rõ nhất giữa người làm nhanh và người làm chậm.
Không cần biết lập trình. Chỉ cần nhận ra việc nào mình đang làm đi làm lại bằng tay và tìm cách rút gọn:
- Dùng mẫu thay vì làm lại từ đầu mỗi lần.
- Dùng công thức thay vì gõ số.
- Dùng phím tắt cho thao tác hay dùng.
- Dùng chức năng lặp lại có sẵn trong phần mềm.
- Biết tìm kiếm và thay thế nâng cao.
Một người làm báo cáo tháng mất bốn tiếng và một người mất hai mươi phút thường không khác nhau về kiến thức phần mềm — họ khác nhau ở chỗ có dựng sẵn cấu trúc hay không.
6. Biết tìm và biết hỏi
Không ai biết hết mọi chức năng. Kỹ năng thật là tìm ra cách làm trong vài phút:
- Biết gõ từ khoá đúng khi tra cứu, thường bằng tiếng Anh.
- Biết đọc tài liệu chính thức của phần mềm.
- Biết mô tả vấn đề đủ rõ khi hỏi người khác.
- Biết kiểm lại kết quả tìm được thay vì áp dụng mù.
Học những thứ này ở đâu
- Làm việc thật — đồ án, bài tập lớn, công việc làm thêm, hoạt động câu lạc bộ. Đây là nguồn tốt nhất.
- Nhận việc xử lý số liệu khi làm nhóm thay vì né.
- Khoá học trực tuyến miễn phí về phân tích dữ liệu cơ bản và công cụ văn phòng nâng cao.
- Quan sát người làm nhanh và hỏi họ làm thế nào.
Và một lời khuyên thực dụng: khi làm đồ án, cố ý làm phần dữ liệu bằng cách lặp lại được thay vì thao tác tay. Bạn vừa làm xong đồ án vừa học được thứ dùng suốt đời đi làm.
Câu hỏi thường gặp
Chứng chỉ tin học có đủ cho công việc không?
Chứng chỉ chứng minh bạn biết dùng phần mềm, còn công việc đòi biết dùng nó để giải quyết vấn đề. Khoảng cách giữa hai thứ lộ ra ngay trong tháng đầu đi làm.
Kỹ năng nào dùng hằng ngày mà kỳ thi không kiểm?
Làm việc với dữ liệu thật: làm sạch dữ liệu bẩn, chuẩn hoá định dạng, kiểm giá trị bất thường và dòng trùng, nối dữ liệu từ nhiều nguồn.
Cộng tác trực tuyến cần biết gì?
Làm việc trên tài liệu nhiều người cùng sửa, chia sẻ đúng quyền vì chia nhầm quyền gây hậu quả thật, tổ chức thư mục và đặt tên tệp theo quy ước, và viết thư điện tử công việc cho rõ.
Kỹ năng nào phân biệt người làm nhanh và làm chậm?
Tự động hoá việc lặp lại — nhận ra việc nào đang làm bằng tay rồi dùng mẫu, công thức, phím tắt và tìm kiếm thay thế nâng cao. Không cần biết lập trình.
Học những kỹ năng này ở đâu?
Làm việc thật là nguồn tốt nhất: nhận phần xử lý số liệu khi làm nhóm, và khi làm đồ án thì cố ý làm phần dữ liệu theo cách lặp lại được thay vì thao tác tay.
