Giữa lúc bạn học xong và lúc cầm được bằng tốt nghiệp có một khoảng trống — thường vài tháng. Trong khoảng đó bạn vẫn cần chứng minh mình là ai với nhà tuyển dụng, với ngân hàng, với nơi xét học bổng.
Mấy loại giấy xác nhận lấp đúng khoảng đó, và nhiều người không biết là có.
Giấy xác nhận sinh viên
Là gì: xác nhận bạn đang là sinh viên của trường, khoá nào, ngành nào.
Dùng khi:
- Làm thủ tục vay vốn sinh viên.
- Xin giảm giá vé tàu xe, mua bảo hiểm, đăng ký dịch vụ có ưu đãi sinh viên.
- Nộp cho địa phương về việc tạm hoãn nghĩa vụ quân sự.
- Xin thực tập hoặc làm thêm.
- Nộp cho cơ quan của cha mẹ để hưởng chế độ.
Xin ở: phòng công tác sinh viên hoặc văn phòng khoa. Thường lấy trong ngày hoặc vài ngày.
Mẹo: khi xin, xin luôn vài bản. Mỗi nơi giữ một bản, và xin lại lần sau lại mất công đi.
Giấy xác nhận tình trạng học tập
Là gì: chi tiết hơn giấy trên — xác nhận bạn đã hoàn thành bao nhiêu tín chỉ, đang ở giai đoạn nào, còn thiếu gì.
Dùng khi:
- Đã học xong nhưng chưa có bằng, cần chứng minh với nhà tuyển dụng.
- Xin hoãn ngày nhận việc.
- Nộp cho chương trình học lên trong lúc chờ bằng.
- Giải trình với nơi cấp học bổng.
Đây là loại giấy cứu người trong tình huống đã nhận việc mà chưa tốt nghiệp. Rất nhiều người không biết có loại này và chọn cách giấu nhà tuyển dụng — cách xử lý tệ hơn nhiều.
Giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời
Là gì: xác nhận bạn đã được công nhận tốt nghiệp, trong lúc chờ bằng chính thức được in và cấp.
Vì sao cần: từ lúc có quyết định công nhận tốt nghiệp tới lúc phát bằng thường mất vài tuần tới vài tháng, vì bằng phải in theo phôi và theo quy trình.
Dùng khi:
- Nộp hồ sơ xin việc ngay sau khi tốt nghiệp.
- Nộp hồ sơ dự tuyển công chức viên chức, nếu nơi tuyển chấp nhận.
- Đăng ký thi hoặc xét tuyển sau đại học.
- Làm các thủ tục hành chính cần chứng minh trình độ.
Xin ở: phòng đào tạo, sau khi có quyết định công nhận tốt nghiệp.
⚠️ Giấy này có thời hạn ở nhiều trường — thường tới khi bằng chính thức được cấp. Và không phải nơi nào cũng chấp nhận thay cho bằng. Hỏi nơi nhận hồ sơ trước khi dựa vào nó.
Bảng điểm
Có hai dạng, đừng lẫn:
- Bảng điểm quá trình — cấp trong lúc còn học, ghi các học phần đã hoàn thành tới thời điểm đó.
- Bảng điểm toàn khoá — cấp sau khi tốt nghiệp, là phụ lục đi kèm bằng.
Có bài riêng về bảng điểm trong mục này.
Giấy xác nhận không nợ
Từng bộ phận cấp riêng: thư viện, tài chính kế toán, ký túc xá. Dùng cho hồ sơ xét tốt nghiệp, và cũng nên giữ một bản cho mình.
Mẹo chung cho mọi loại giấy
- Hỏi trước xem cần mang gì — thường cần thẻ sinh viên hoặc giấy tờ tuỳ thân, có nơi cần đơn theo mẫu.
- Hỏi mất bao lâu. Có nơi lấy ngay, có nơi hẹn vài ngày. Đừng tính là lấy được trong ngày nếu bạn đang gấp.
- Xin nhiều bản một lần.
- Kiểm thông tin trên giấy ngay khi nhận — sai tên hoặc sai ngành thì đổi ngay tại chỗ, dễ hơn nhiều so với quay lại.
- Chụp ảnh lưu mọi giấy tờ nhận được.
- Hỏi có bản tiếng Anh không nếu bạn định dùng cho hồ sơ nước ngoài. Nhiều trường cấp được, và xin cùng lúc thì tiện hơn nhiều so với quay lại sau.
Khi đã rời trường
Sau khi tốt nghiệp bạn vẫn xin được các loại giấy xác nhận và bảng điểm, nhưng:
- Thủ tục có thể lâu hơn vì hồ sơ đã chuyển vào lưu trữ.
- Có thể phải trả phí.
- Có thể phải tới trực tiếp.
Vì vậy xin đủ trước khi rời trường là lựa chọn tiết kiệm nhất — nhất là nếu bạn sẽ đi làm xa.
Câu hỏi thường gặp
Giấy xác nhận sinh viên dùng để làm gì?
Vay vốn sinh viên, xin giảm giá vé và các ưu đãi, nộp cho địa phương về tạm hoãn nghĩa vụ quân sự, xin thực tập hoặc làm thêm, và nộp cho cơ quan của cha mẹ để hưởng chế độ.
Đã học xong nhưng chưa có bằng thì chứng minh thế nào?
Xin giấy xác nhận tình trạng học tập — xác nhận bạn đã hoàn thành bao nhiêu tín chỉ và đang ở giai đoạn nào. Đây là loại giấy cứu người trong tình huống đã nhận việc mà chưa tốt nghiệp.
Giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời là gì?
Xác nhận bạn đã được công nhận tốt nghiệp trong lúc chờ bằng chính thức được in, vì từ quyết định công nhận tới lúc phát bằng thường mất vài tuần tới vài tháng.
Giấy chứng nhận tạm thời có thay được bằng không?
Không phải nơi nào cũng chấp nhận, và ở nhiều trường nó có thời hạn tới khi bằng chính thức được cấp. Nên hỏi nơi nhận hồ sơ trước khi dựa vào nó.
Có nên xin giấy tờ trước khi rời trường không?
Nên, và xin nhiều bản. Sau khi rời trường thủ tục có thể lâu hơn vì hồ sơ đã vào lưu trữ, có thể phải trả phí và phải tới trực tiếp — bất tiện nếu bạn đi làm xa.
