Bạn hiếm khi nộp bản chính tấm bằng — và cũng không nên. Thứ bạn nộp là bản sao.
Nhưng có hai loại bản sao, chúng không thay thế nhau ở mọi nơi, và nộp nhầm loại là hồ sơ bị trả lại.
Hai loại bản sao
Loại 1: bản sao cấp từ sổ gốc.
Do chính cơ sở đã cấp bằng cấp, căn cứ vào sổ gốc lưu tại trường. Nó không phải bản photo của tấm bằng — nó là một văn bản riêng do trường phát hành.
Giá trị: cao nhất, được dùng thay cho bản chính trong hầu hết giao dịch.
Xin ở: phòng đào tạo hoặc bộ phận quản lý văn bằng của trường bạn học.
Loại 2: bản sao chứng thực từ bản chính.
Bạn mang bản chính tới cơ quan có thẩm quyền chứng thực, họ đối chiếu và chứng thực bản photo.
Giá trị: được chấp nhận rộng rãi, nhưng một số nơi yêu cầu loại 1.
Xin ở: uỷ ban nhân dân cấp xã phường, phòng tư pháp cấp huyện, hoặc tổ chức hành nghề công chứng — theo quy định hiện hành.
⚠️ Hỏi nơi nhận hồ sơ họ yêu cầu loại nào trước khi đi làm. Một câu hỏi tiết kiệm cho bạn một chuyến đi.
Khi nào cần loại nào
Bản sao từ sổ gốc thường được yêu cầu khi:
- Dự tuyển công chức, viên chức.
- Làm hồ sơ liên quan tới cơ quan nhà nước.
- Một số thủ tục ở nước ngoài.
- Nơi nhận hồ sơ ghi rõ yêu cầu loại này.
Bản sao chứng thực đủ cho:
- Phần lớn hồ sơ xin việc ở doanh nghiệp.
- Hồ sơ nội bộ, thủ tục thông thường.
Bản chụp không chứng thực đủ cho: nộp hồ sơ trực tuyến vòng đầu, và các trường hợp nơi nhận nói rõ chỉ cần bản scan.
Thủ tục xin bản sao từ sổ gốc
Quy trình chung:
- Làm đơn theo mẫu của trường.
- Xuất trình giấy tờ tuỳ thân.
- Cung cấp thông tin — họ tên, ngày sinh, khoá, ngành, năm tốt nghiệp, và số hiệu bằng nếu nhớ. Có số hiệu thì tra nhanh hơn nhiều.
- Nộp phí theo quy định.
- Chờ — thường vài ngày tới một hai tuần.
Đây là lý do nên ghi lại số hiệu bằng và số vào sổ gốc ngay khi nhận bằng, lưu ở một nơi riêng.
Người khác xin hộ: thường cần giấy uỷ quyền có xác nhận và giấy tờ tuỳ thân của cả hai. Hỏi trường về mẫu và yêu cầu.
Xin trước khi rời trường
Lời khuyên thực dụng nhất trong bài: xin sẵn vài bản sao từ sổ gốc trước khi rời trường.
Lý do:
- Bạn đang ở đó, không phải quay lại.
- Sau này bạn có thể làm việc ở xa — một chuyến về trường tốn nhiều hơn phí mấy bản sao.
- Hồ sơ đã vào lưu trữ thì tra lâu hơn.
Con số hợp lý: ba tới năm bản.
Bản sao có thời hạn không
Bản thân bản sao thường không ghi thời hạn. Nhưng nhiều nơi nhận hồ sơ chỉ chấp nhận bản sao cấp trong vòng một khoảng thời gian nhất định — thường sáu tháng.
Nghĩa là: bản sao xin từ ba năm trước có thể không được chấp nhận. Hỏi nơi nhận hồ sơ về yêu cầu này.
Hệ quả thực tế: giữ vài bản để dùng, nhưng đừng ngạc nhiên nếu phải xin bản mới cho một hồ sơ quan trọng.
Bảo quản bản chính
- Không ép nhựa. Nhiều nơi không chấp nhận bằng đã ép vì không kiểm tra được phôi.
- Không gấp, không viết lên, không đóng dấu lên bản chính.
- Cất trong bìa cứng, nơi khô ráo, tránh ánh nắng.
- Không mang theo người khi không cần thiết. Dùng bản sao.
- Quét bản mềm lưu đám mây.
Và ghi lại: số hiệu bằng, số vào sổ gốc, ngày cấp, nơi cấp. Bốn thông tin này là thứ bạn cần khi xin bản sao hoặc khi mất bằng.
Câu hỏi thường gặp
Có mấy loại bản sao bằng tốt nghiệp?
Hai loại: bản sao cấp từ sổ gốc do chính trường cấp căn cứ sổ gốc, và bản sao chứng thực từ bản chính do cơ quan có thẩm quyền chứng thực.
Loại nào có giá trị cao hơn?
Bản sao từ sổ gốc, được dùng thay cho bản chính trong hầu hết giao dịch. Bản sao chứng thực được chấp nhận rộng rãi nhưng một số nơi yêu cầu đúng loại từ sổ gốc.
Xin bản sao từ sổ gốc cần gì?
Đơn theo mẫu, giấy tờ tuỳ thân, thông tin gồm họ tên ngày sinh khoá ngành năm tốt nghiệp và số hiệu bằng nếu nhớ, cùng phí theo quy định. Có số hiệu thì tra nhanh hơn nhiều.
Có nên xin sẵn bản sao trước khi rời trường không?
Nên, khoảng ba tới năm bản. Sau này bạn có thể làm việc ở xa, và một chuyến về trường tốn nhiều hơn phí mấy bản sao.
Bản sao có thời hạn không?
Bản thân bản sao thường không ghi thời hạn, nhưng nhiều nơi nhận hồ sơ chỉ chấp nhận bản sao cấp trong vòng một khoảng nhất định, thường sáu tháng. Nên hỏi nơi nhận hồ sơ.
