Sai thông tin trên bằng: đính chính và cấp lại

Tấm bằng là giấy tờ dùng suốt đời. Một dấu thanh sai trong tên, một chữ cái khác, một ngày sinh lệch — và hồ sơ của bạn có thể bị từ chối ở nơi khác, vì thông tin không khớp với căn cước.

Sửa thì không đơn giản như in lại một tờ giấy.

Kiểm ngay khi nhận

Nhắc lại vì đây là điều quan trọng nhất: kiểm trước khi rời quầy. Đối chiếu từng mục với giấy tờ tuỳ thân:

• Họ và tên — đúng chính tả, đúng dấu, đúng thứ tự.
• Ngày tháng năm sinh.
• Nơi sinh — theo giấy khai sinh.
• Giới tính, dân tộc nếu có ghi.
• Ngành đào tạo — đúng tên ngành trong quyết định.
• Hình thức đào tạo — chính quy, vừa làm vừa học, từ xa.
• Xếp loại tốt nghiệp.
• Năm tốt nghiệp, ngày cấp.
• Số hiệu bằng.

Đối chiếu cả với bảng điểm — hai giấy tờ này phải khớp nhau.

Hai loại sai, hai cách xử lý

Loại 1: lỗi in ấn của trường. Hồ sơ đúng, hệ thống đúng, nhưng bằng in sai — sai chính tả, sai dấu, thiếu chữ.

Đây là loại dễ xử lý hơn. Trường có trách nhiệm cấp lại.

Việc cần làm: báo ngay phòng đào tạo, mang bằng sai và giấy tờ tuỳ thân để đối chiếu. Thường trường thu lại bằng sai và cấp bằng mới.

Loại 2: thông tin trong hồ sơ của bạn vốn đã sai. Bằng in đúng theo hệ thống, nhưng hệ thống ghi sai từ ngày nhập học, hoặc thông tin của bạn đã thay đổi mà chưa báo.

Loại này phức tạp hơn vì phải sửa từ gốc:

• Nộp giấy tờ chứng minh thông tin đúng — giấy khai sinh, căn cước, quyết định cải chính hộ tịch.
• Đề nghị trường đính chính hồ sơ.
• Sau khi hồ sơ được sửa mới làm thủ tục cấp lại bằng.

⚠️ Nếu bạn đã đổi tên hoặc cải chính hộ tịch sau khi tốt nghiệp thì khác — bằng cấp theo tên cũ vẫn có giá trị, và bạn dùng kèm quyết định thay đổi hộ tịch để chứng minh đó là một người. Hỏi cơ quan tiếp nhận hồ sơ xem họ yêu cầu thế nào, đừng vội xin cấp lại.

Thủ tục đính chính

Quy trình chung, cụ thể theo quy định từng trường:

• Làm đơn đề nghị chỉnh sửa hoặc cấp lại, nêu rõ sai ở đâu.
• Nộp bằng đã cấp và bản sao giấy tờ chứng minh thông tin đúng.
• Trường đối chiếu với sổ gốc và hồ sơ.
• Ra quyết định chỉnh sửa và chỉnh sửa trong sổ gốc.
• Cấp bằng mới hoặc cấp bản chính có nội dung đã chỉnh sửa, tuỳ quy định.

Quan trọng: sổ gốc phải được sửa. Nếu chỉ sửa tấm bằng mà sổ gốc vẫn ghi sai thì sau này mọi bản sao và mọi lần xác minh đều ra thông tin cũ.

Xin xác nhận bằng văn bản rằng sổ gốc đã được chỉnh sửa, và giữ lại.

Thời gian và chi phí

• Thủ tục mất thời gian — hỏi rõ dự kiến bao lâu.
• Có thể có phí, tuỳ quy định và tuỳ lỗi thuộc về ai.
• Trong lúc chờ, xin giấy xác nhận tình trạng để dùng tạm nếu bạn đang cần nộp hồ sơ.

Khi phát hiện muộn

Nhiều người phát hiện sai sau vài năm, khi đi làm hồ sơ ở nơi khác.

Vẫn xử lý được — sổ gốc lưu vĩnh viễn nên trường vẫn tra và đối chiếu được. Nhưng:

• Bạn phải quay lại trường, có thể ở xa.
• Thủ tục lâu hơn vì hồ sơ đã vào lưu trữ.
• Nếu bạn đã dùng bằng sai đó cho các thủ tục khác thì có thể phải điều chỉnh cả những nơi đó.

Mục cuối là lý do nên kiểm ngay: một thông tin sai lan ra nhiều hồ sơ khác theo thời gian.

Phòng từ đầu

• Kiểm thông tin cá nhân trên hệ thống từ năm nhất, và mỗi năm một lần.
• Báo ngay khi có thay đổi — đổi tên, đổi căn cước, cải chính hộ tịch.
• Kiểm kỹ thông tin khai trên đơn xét tốt nghiệp.
• Kiểm danh sách dự kiến tốt nghiệp khi trường công bố — đây là cơ hội cuối để phát hiện sai trước khi bằng được in.

Mục cuối là mục hiệu quả nhất và ít người dùng nhất. Danh sách dự kiến thường có đủ họ tên, ngày sinh, ngành, xếp loại — đúng những thứ sẽ in lên bằng.

Câu hỏi thường gặp