Dùng bằng ở nước ngoài: dịch, chứng thực và hợp pháp hoá lãnh sự

Nếu bạn định học lên hoặc làm việc ở nước ngoài, tấm bằng tiếng Việt chưa dùng được ngay. Nó cần qua một số thủ tục.

Có ba thủ tục khác nhau, nhiều người gộp làm một rồi làm thiếu bước — và mỗi bước phải làm đúng thứ tự mới có giá trị.

Ba thủ tục

1. Dịch thuật công chứng. Dịch bằng và bảng điểm sang ngôn ngữ nơi bạn nộp, rồi công chứng bản dịch.

2. Chứng thực bản sao. Chứng thực bản sao từ bản chính, hoặc xin bản sao từ sổ gốc do trường cấp.

3. Hợp pháp hoá lãnh sự. Thủ tục xác nhận con dấu và chữ ký trên giấy tờ, để giấy tờ Việt Nam có giá trị ở nước ngoài.

Ba thứ này khác nhau, và tuỳ nơi nhận hồ sơ mà bạn cần một, hai, hay cả ba.

Việc đầu tiên: hỏi nơi nhận hồ sơ

Trước khi làm bất cứ thủ tục nào, hỏi chính nơi sẽ nhận hồ sơ của bạn — trường đại học nước ngoài, nhà tuyển dụng, cơ quan cấp phép hành nghề.

Hỏi cụ thể:

• Cần bản gốc, bản sao chứng thực, hay bản sao từ sổ gốc?
• Bản dịch phải do đơn vị nào thực hiện? Có yêu cầu dịch giả được công nhận không?
• Có cần hợp pháp hoá lãnh sự không?
• Bảng điểm có cần bản do trường cấp bằng tiếng Anh không?
• Có gửi trực tiếp từ trường tới họ không, hay bạn tự nộp?

Mục cuối quan trọng: một số trường nước ngoài yêu cầu bảng điểm gửi trực tiếp từ trường cũ trong phong bì niêm phong, không nhận bản do ứng viên nộp. Biết trước thì bạn thu xếp với trường được.

Làm sai thứ tự hoặc làm thừa là tốn tiền và tốn thời gian. Một câu hỏi trước khi bắt đầu tiết kiệm cả hai.

Thứ tự làm

Nguyên tắc chung, điều chỉnh theo yêu cầu cụ thể:

• Bước 1: có bản chính hoặc bản sao từ sổ gốc trong tay.
• Bước 2: chứng thực bản sao nếu cần.
• Bước 3: dịch và công chứng bản dịch.
• Bước 4: hợp pháp hoá lãnh sự, nếu nơi nhận yêu cầu.

⚠️ Hợp pháp hoá lãnh sự làm sau cùng, vì nó xác nhận con dấu và chữ ký trên giấy tờ đã hoàn chỉnh. Làm trước rồi mới dịch thì phần dịch chưa được hợp pháp hoá.

Về dịch thuật

• Ưu tiên bản tiếng Anh do chính trường cấp nếu có. Nó có giá trị hơn bản dịch, và nhiều nơi yêu cầu đúng loại này.
• Nếu phải dịch, dùng đơn vị dịch thuật được công nhận. Hỏi nơi nhận hồ sơ có yêu cầu riêng không.
• Giữ nhất quán cách viết tên giữa mọi giấy tờ — bằng, bảng điểm, hộ chiếu, thư giới thiệu. Tên viết khác nhau giữa các giấy tờ là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị hỏi lại.
• Kiểm bản dịch trước khi công chứng — sai tên ngành, sai xếp loại, sai số tín chỉ đều xảy ra.

Hợp pháp hoá lãnh sự

Thủ tục này thường gồm việc xác nhận qua cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, và sau đó là cơ quan đại diện của nước nơi bạn sẽ dùng giấy tờ.

⚠️ Quy trình và cơ quan tiếp nhận thay đổi theo thời điểm và theo nước. Bài này không nêu chi tiết vì chi tiết sẽ lỗi thời. Tra hướng dẫn hiện hành của cơ quan có thẩm quyền và của cơ quan đại diện nước đó.

Vài điều thực tế không đổi:

• Mất thời gian — tính bằng tuần, không phải ngày.
• Có phí cho từng giấy tờ, từng bước.
• Làm nhiều bản một lần rẻ và nhanh hơn làm nhiều lần.
• Một số nước có thoả thuận miễn hợp pháp hoá với Việt Nam — hỏi trước, có thể bạn không cần bước này.

Làm sớm

Nếu bạn biết mình sẽ dùng bằng ở nước ngoài:

• Xin bảng điểm tiếng Anh do trường cấp trước khi rời trường.
• Xin bản mô tả chương trình đào tạo, cũng bằng tiếng Anh nếu có.
• Xin vài bản sao từ sổ gốc.
• Xin thư giới thiệu bằng tiếng Anh, lúc thầy còn nhớ rõ bạn.

Bốn thứ này xin lúc còn ở trường thì gọn. Xin từ nước ngoài sau vài năm thì phải nhờ người, gửi thư qua lại, và mất nhiều tháng.

Công nhận văn bằng ở nước đến

Khác với ba thủ tục trên: một số nước và một số ngành yêu cầu bằng nước ngoài phải qua thủ tục công nhận của cơ quan có thẩm quyền nước đó, nhất là với các nghề có điều kiện hành nghề như y, dược, luật, kiến trúc, kế toán.

Nếu bạn học các ngành đó, tra quy định hành nghề của nước đến từ sớm — tốt nhất là trước khi quyết định đi.

Câu hỏi thường gặp